บทความ

การส่งรายงาน(ไฟล์)ผ่านระบบ e-document ของสำนักสิ่งแวดล้อม กทม.

การส่งรายงาน(ไฟล์)ผ่านระบบ e-document ของสำนักสิ่งแวดล้อม กทม. และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น หน่วยงานหรือส่วนราชการสามารถรับหนังสือได้จากระบบหนังสือเวียน (http://circular.bangkok.go.th) ซึ่งในการส่งหนังสือดังกล่าวดำเนินการโดยส่วนกลางเท่านั้น อย่างไรก็ตาม สำนักสิ่งแวดล้อม ยังมีรายงานต่างๆ ที่ให้ส่วนราชการและสำนักงานเขตทั้ง 50 เขต ต้องจัดทำรายงานข้อมูลด้านต่างๆ อาทิ ด้านการจัดการขยะ ด้านการจัดการคุณภาพอากาศและเสียง ด้านพื้นที่สีเขียว ซึ่งการรายงานข้อมูลในแต่ละเรื่องมีระยะเวลาในการรายงานที่แตกต่างกันไป ได้แก่ รายงานทุก 7 วัน รายงานทุก 15 วัน รายงานทุกเดือน หรือการรายงานข้อมูลเฉพาะกิจ ซึ่งการรายงานข้อมูลทุกประเภทต้องใช้กระดาษ เครื่องพิมพ์ หมึกพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร หมึกถ่ายเอกสาร ในบางครั้งต้องส่งรายงานผ่านระบบโทรสาร หรือต้องใช้รถยนต์ส่งเอกสารเพื่อให้ทันเวลา ซึ่งการจัดทำรายงานในแต่ละครั้งก่อให้เกิดความสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษ อุปกรณ์สำนักงาน เป็นอย่างมาก อีกทั้งยังเป็นภาระของสำนักสิ่งแวดล้อมที่ต้องรวบรวมกระดาษที่เป็นข้อมูลของการรายงานทุกฉบับของสำนักงานเขตซึ่งมีจำนวนมาก ส่งผลให้เกิดปัญหาภาวะโลกร้อน 


          สำนักสิ่งแวดล้อม จึงได้นำระบบบริหารจัดการโดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยเพื่อให้เกิดประโยชน์กับหน่วยงานมากที่สุด โดยได้จัดทำโครงการพัฒนาระบบการรับ-ส่งไฟล์เอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ (e-Document) เพื่อเป็นการลดการใช้กระดาษ (Paperless) โดยการนำโปรแกรม upload files มาพัฒนาโดยใช้เว็บเทคโนโลยี (Web based) ผ่านระบบเครือข่ายของกรุงเทพมหานคร ซึ่งระบบสามารถเก็บข้อมูลต่างๆ อยู่ในรูปของไฟล์ Digital ได้โดยที่หน่วยงานหรือส่วนราชการสามารถรับ-ส่งเอกสารขนาดใหญ่ได้อย่างสะดวก เช่น ไฟล์เอกสารที่เปิดด้วยโปรแกรม Microsoft Office เช่น *.doc, *.xls, *.pdf, *.ppt ฯลฯ ไฟล์รูปภาพ เช่น *.jpg, *.gif, *.bmp ฯลฯ ไฟล์เสียง (บันทึกรายงานการประชุม) เช่น mp3, mp4, wav ฯลฯ อีกทั้งหน่วยงานหรือส่วนราชการยังสามารถนำไฟล์เอกสารไปใช้งานได้ทันที อาทิ การนำ Excel files จากระบบไปจัดทำรายงานสถิติในรูปแบบต่างๆ หรือการนำ Power Point Files จากระบบไปปรับแก้ไขเพื่อการนำเสนองานตามความเหมาะสมได้ทันที ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับจากการดำเนินการโครงการนี้ 
         1. สำนักงานเขต และส่วนราชการของสำนักสิ่งแวดล้อมสามารถสื่อสาร และรับ-ส่งไฟล์เอกสารผ่านเครือข่ายอินทราเน็ตด้วยตนเอง
         2. ลดการใช้กระดาษ ลดการถ่ายเอกสาร รวมทั้งลดพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร
         3. ลดขั้นตอน ลดภาระงาน สะดวกรวดเร็วในการรับ-ส่ง เอกสาร และได้รับเอกสารที่สามารถนำไปใช้งานได้ทันที
         4. ลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าหมึกถ่ายเอกสาร ค่าน้ำมันรถ เป็นต้น 
         5. ลดภาวะโลกร้อน จากการนำต้นไม้มาผลิตเป็นกระดาษ ลดการปนเปื้อนสารเคมีในสภาพแวดล้อมจากการใช้หมึกพิมพ์ และสารเคมีในการฟอกสีกระดาษ

 
Share 
 
MACROMEDIA
FLASH PLAYER
WINDOWS
POCKET PC
JAVA VIRTUAL
MACHINE
ADOBE ACROBAT
READER
WINDOWS
POCKET PC


สำนักสิ่งแวดล้อม ศาลาว่าการ กทม.2 ถนนมิตรไมตรี เขตดินแดง กรุงเทพฯ 10400 โทร. 0 2247 1671
Copyright © 2013 สำนักสิ่งแวดล้อม. All rights reserved